診断書を郵送するときの添え状の書き方は?使える例文紹介!

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診断書を郵送するときの添え状の書き方は?使える例文紹介! ハウツー
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ケガをしたり、病気になって職場を一定期間以上休まなければならなくなった時、診断書の提出を求められることがあります。

その診断書を郵送で送る場合、診断書に同封する添え状の書き方はどのように書けば良いのでしょう?

簡単なようで普段書くことがないので

どう書けばいいかわからない!

今回はそんな

診断書を郵送するときの添え状の書き方と、使える例文

を紹介します!

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診断書を郵送するときの添え状の書き方は?使える例文紹介!

診断書を郵送するときの添え状の書き方は?使える例文紹介!

病気やケガで仕事を休まなければならなくなった時、職場の就業規則によっては診断書の提出を求められることがあります。

この場合、体調が悪いために提出するわけですから、直接職場に出向いて届けることは困難です。
ですから、診断書を郵送することは、マナー違反にはならず全く問題ありません

ただし、診断書だけを送るのではなく、添え状を書いて郵送するのが社会人としてのマナーです。

「添え状」は、「送り状」「送付状」「挨拶状」などと同様で、挨拶文と共に、書類の目的など概要を一目で相手に知らせる大事なものです。

わかりやすい例えとしては、書類をファクシミリで送る場合に、ただ単にその書類だけをファクシミリで流すのではなく、送信者や書類の概要、何枚送信するか…などの送付状も送りますね。

「添え状」は、それと同じ役割をしてくれるものです。

その添え状の書き方は、あまり長文にせずシンプルで丁寧を心掛けて書くと良いでしょう。

そこで、診断書の添え状として使える例文を紹介します。

添え状・例文①

                             ○○年○○月○○日

○○○○会社
○○部 ○○課
○○○○様

○○部○○課
○○○○(自分の名前)

送付状

拝啓  貴社益々ご清栄のことと申し上げます。
診断書を同封させていただきます。
私も引き続き回復に努力しておりますので、ご迷惑をおかけいたしますが、宜しくお願い申し上げます。

敬具

診断書○通

添え状・例文②

拝啓 時下ますますご清栄のことと存じます。
このたびは、私事で大変ご迷惑をお掛けしますことを心よりお詫び申し上げます。
診断書1通を同封致しましたので、ご査収の程よろしくお願い致します。

敬具

○○年○○月○○日
○○部○○課
○○○○(自分の名前)

○○○○会社
○○部 ○○課
○○○○様

添え状・例文③

                             ○○年○○月○○日

○○○○会社
○○部 ○○課
○○○○様

○○部○○課
○○○○(自分の名前)

送付状

拝啓 この度は大変ご迷惑をかけしており申し訳ございません。
更にお手数を煩わせるようになり恐縮ですが、診断書を同封させていただきます。
ご査収の上、ご手配下さいますよう、どうぞ宜しくお願い申し上げます。

敬具

診断書○通

添え状は手書き?それともパソコン?

添え状は手書き?それともパソコン?

診断書の添え状をパソコンで作成しても良いのか、手書きにするべきか…悩みますね。
しかし、添え状はパソコンでも手書きでも、どちらでも良いのです。

何よりも、「内容が正しく相手に伝わるように、丁寧に書くこと」が大事なのです。

パソコンで打たれた文字より、手書きの方が丁寧で気持ちがこもっているように思われがちですが、診断書を送る時の状況は、体調が悪く深刻な状態なのです。

診断書の添え状を送る本人が、一番作成しやすい方法を選ぶと良いでしょう。

 

診断書を郵送する封筒の書き方は?

診断書を郵送する封筒の書き方は?

封筒

会社とのやり取りなので、親しい友達に送るような柄物や色付きの封筒は使用せず、無地のものを選びます。

宛名の書き方

送付先が職場の部署の場合、例えば「総務課」へ送る場合は「○○株式会社 総務課 御中」ですが、担当者宛に送る場合は「○○株式会社 総務課 ○○」となります。

また、職場に届く多くの郵便物の中から診断書が封入されているものだと担当者がすぐにわかるよう、「診断書在中」と書きましょう。

記載する場所は宛名を縦書きで書く場合、宛名の左下、切手を貼った場所の下の方に書きます。

また、横書きの場合は、宛名の右下に書きます。

リターンアドレス

リターンアドレス(差出人の住所)も、封筒の裏側に忘れず書きましょう。

思いもよらない手違いで、手紙が宛先に届かなかった場合に、大切な診断書在中の手紙が迷子になってしまわないよう、また何よりも、差出人を明確にするのは当然のことですね。

診断書を郵送する時の送り方は?普通郵便?簡易書留?

診断書を郵送する時の送り方は?普通郵便?簡易書留?

さて、診断書の添え状も作成し、封筒の宛先も書き、あとは郵送するだけになりましたが、この時の郵送方法は普通郵便と簡易書留のどちらが良いのでしょう。

診断書を病院で書いてもらうためには、数千円もの手数料を支払います。
その診断書は、職場を休職又は退職するなど、とても重要な要件のために提出する大切な書類です。

そのような大切な手紙は確実に届けられなければなりませんし、職場で間違いなく受け取ってもらったという証明が欲しいですね。

そのためには、普通郵便よりも配達記録が残る簡易書留で郵送するのが最適です。

簡易書留は3種類ある書留の中の一つで、基本料金にオプション料金をプラスすることで郵便物に追跡番号が付き、窓口で引き受けた事と配達された事が記録されるため、「郵送した」「受け取ってない」などのトラブルを避けることが出来ます。

例)定形郵便(25gまで)1通 84円 + 簡易書留料金 320円 = 404円

さらに、簡易書留は5万円までの補償も付きます。

これらは、郵便局の窓口で手続きをしなければ簡易書留として郵送することはできませんので注意してください。

まとめ

まとめ

ここまで、診断書を郵送するときの添え状の書き方と使える例文について紹介しました。

添え状は、あまり難しく考えず、日付や氏名などの必要事項を忘れずに、例文を参考にしながら丁寧に書くと良いでしょう。

また、郵送する際は比較的安い料金で配達記録が残る簡易書留で送ると安心です。

ぜひ、参考にしてください。

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